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2019年1月10日

エントリーシート郵送時のマナーと送付状の書き方

エントリーシート郵送時のマナーと送付状の書き方

「絶対にエントリーシートには送付状を送らないといけない」

「送付状の例文が分からない」

「送付状の書き方にマナーはあるのか」

このような疑問をお持ちの就活生は多いかと思います。

筆者も就活を始めたての頃に、エントリーシートを郵送する数時間前に送付状を同封するマナーに気づいて、急いで作成した思い出があります。

この記事では、郵送する前にあらかじめ準備できる余裕のある方以外にも、急いで作成する方にもわかりやすいように、次のポイントを紹介していきます。

・送付状の基本知識

・送付状のテンプレート

・送付状のマナー

それでは以上3項目について詳しく解説していきます。

エントリーシート郵送時に忘れがちな送付状!送付状は同封書類の種類を示す!

送付状(添え状、カバーレター)は、就職活動で企業に郵送するエントリーシートに同封する書類です。

送付状の内容は、同封している書類の種類が記載されています。

パッと見ただけで、何が同封されているかわかりやすいので、同封することを求められます。

むしろ、郵送時に送付状を同封せず、エントリーシートだけ送付するのは、多くの企業でマナー違反とされており、就活生なら就活が始まる前に知っておきたい知識です。

エントリーシートを持参する場合を除き、送付状を同封した方が無難でしょう。

エントリーシート郵送時に送付状はいる?いらない?

結論から言えば、送付状は「必要」となっています。

なぜなら、マナーを重んじる採用希望者という印象を与えることができるためです。

社会人として社会に出れば、顧客や取引先に書類を送付する機会はいずれ訪れます。

そのような機会に、この送付状を同封するのはビジネスマナーです。

送付状を同封するマナーを就活生のうちから知っているだけでも、採用担当者から好感が持たれやすいですし、ビジネス知識の面でほかの就活生との差が付きます。

そのため、送付状は必要となっているのです。

エントリーシートの送付状のテンプレート(例文)

送付状のテンプレートは以下の通りです。

平成〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇

採用ご担当者様

〇〇大学〇〇学部〇〇学科

田中太郎

住所:〇〇

電話:〇〇

Eメール:〇〇

選考応募書類の送付について

拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の応募書類をご送付させていただきました。

ぜひご検討いただき、面接の機会を頂けますと幸いに存じ上げます。

ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。

敬具

【送付書類】

・エントリーシート 1枚

・履歴書 1枚

・個人情報同意書 1枚

以上

送付状は上記のテンプレート通りに記載していきます。

各記載項目の書き方、マナーのポイントについて、以下の表に整理します。

項目名

場所

ポイント

日付

右上、右寄せ

・送付状の右上に記載

・日付は投函日

・2019年は元号が変わるので注意

宛名

左上、日付より下、左寄せ

・「御中」:集団に対して使用する敬称(例:〇〇株式会社 営業部営業二課 御中)

・「様」:個人に対して使用する敬称(例:〇〇株式会社 営業部 佐藤花子様)

・宛名を「採用ご担当者」とするときは「御中」ではなく「様」のほうがマナー的に正しい

・なるべく採用担当者の名前を記載

差出人

右上、宛名より下、右寄せ

・所属する組織名(就活生なら大学、転職者なら会社)、氏名、住所、電話番号、Eメールアドレスを記載

件名(タイトル)

本文中央上、中央寄せ

・添え状の主旨が一目でわかるタイトルを記載

・「選考応募書類の送付について」が無難

本文

送付状中央

・頭語と結語:頭語は「拝啓」、結語は「敬具」を指し、ビジネスレターの基本/「前略」「早々」は取り急ぎの要件を伝える際に使用するので誤り

・前文の挨拶:前文では「拝啓」としたあとに挨拶として、「貴社におかれましてはますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」と記載

・用件:書類を送付する旨を記載/採用を強く希望する旨を示し、「ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します」と記載

・「下記の応募書類」とこれから応募書類の種類を説明する前触れを提示

記書き

本文下、中央寄せ

・中央寄せで「記」と記載

・本文で触れた「下記の応募書類」を受けて、同封する応募書類を紹介

・応募書類名(正式名称)→空白→枚数の順番で記述

以上

右下、右寄せ

・「以上」と記載し、締める

重要なのは本文の部分ですが、「日付」「以上」の項目は間違えるケースや忘れるケースが多いため、注意しましょう。

エントリーシートの送付状は手書きが良い?

送付状は手書きが良いのか、パソコンで作成した方が良いのか気になりますよね。

ここからは、手書きの送付状とパソコンで作成した送付状のメリットとデメリットを紹介していきます。

手書きの送付状

手書きの送付状のメリットは、『人となりを表現しやすい』点です。

文字の丁寧さ、行間の開け方、余白などを手書きで正確に表現するのは困難となっています。

ゆえに、丁寧に記載しようと努力すれば、真面目さや本気度が伝わります。

反対に手書きの送付状のデメリットは、『間違えたら即書き直し』という点です。

送付状に修正液や修正ペン、修正テープなどの使用はマナー違反となっています。

修正が許されないので、下書きをすることになると思いますが、その分時間がかかります。

元々字が下手な場合は、むしろマイナスの評価を与えてしまう可能性が高いです。

このように、手書きの送付状には慎重かつ丁寧に記載することが求められます。

パソコンで作成した送付状

パソコンで送付状を作成するメリットは、時間を短縮できることです。

修正もしやすく、コピーも簡単で効率的に送付状を作成できます。

文字の大きさや行間、余白も設定できるため、仕上がりは誰でも読みやすい送付状となります。

反対にパソコンで作成するデメリットは、個性を表現しづらい点です、

送付状の本文では、体裁がほとんど決まっており、なかなか文章力を試すこともできないため、文章力でのカバーも困難です。

では、手書きかパソコンかどちらが良いのか

応募書類に関しては手書きの方が良いといわれることも多いですが、送付状は採用担当者が確認したらすぐに役目が終わる書類なので、無理に手書きにこだわる必要はありませんよ。

送付状はWORDなどの文章作成ツールで作成し、すぐ作成してコピーできるようにテンプレを準備しておくと良いです。

エントリーシート送付前に最終チェック

送付状もそうですが、ほかのエントリーシートについても郵送前に最終チェックを行いましょう、

誤字や脱字の修正、採用担当者の氏名、敬称、自分の名前、書類は全部揃っているか、クリアファイルに入れたかという点を確認していきましょう

まとめ

送付状は、郵送する応募書類の種類を記載しておくものです。

ゆえに、送付状が書類審査の合否には直接的に関係しません。

ただし、マナーのある人間だと印象付けることは可能です。

また、送付状は持参時には同封する必要はありません。

あくまで、郵送するときにのみ、同封しましょう。