【メール例文＆人事目線】メールでの内定辞退の仕方
就職活動をしている人が内定通知を複数の企業からもらったら、その中から自分の軸にあった企業を選ぶことができます。
複数の内定を企業から頂くのは今まで頑張った自分へのご褒美といえますが、ここで内定辞退の連絡を疎かにしてしまうと内定通知を出した企業も良い気はしません。
失礼な文で内定辞退の連絡をしてしまうとその企業を苛立たせてしまうこともあるため、内定辞退は感謝の気持ちを込めて丁寧に伝えましょう。
内定辞退の手段は？
内定辞退の方法は電話、メールなどの方法がありますがそれぞれメリットデメリットがあります。
電話の場合
電話は直接自分の口から言葉を伝えるので誠意を込めて伝えるだけしっかりと相手に伝わります。
しかし、担当者が忙しいときにかけてしまうと折り返しの電話をかけてもらうことになってしまう可能性もあります。
そのため、最も良いとされている時間帯が10～16時の間です。
メールの場合
メールだと、電話よりも簡単な手段を取ることになるため、誠意がしっかり相手に伝わるかは文章次第です。
また、万が一相手から返信が来なかった場合、一方的に伝える形になってしまいます。
しかし、メールで伝えると担当者の忙しくないタイミングで見てもらえるため、相手も落ち着いた気持ちで見てもらえます。
2つのうち一番誠意が伝わるのは電話での連絡ですが、
今回はメールでの内定辞退の手順を例文付きで紹介します。
内定辞退のメールはどんな風に何を書くべきか？
件名:内定辞退のお知らせ
○○様、お世話になっております。
○○大学の○○と申します。
先日貴社で採用内定の結果を頂きまして誠に有り難うございました。
しかし、事情により内定を辞退させて頂きたく連絡致しました。
貴重なお時間を割いて説明会や選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ありません。
しかし、○○様から貴社について学ぶことができ、とても充実した時間でした。有り難うございました。
本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社の益々のご発展と○○様のご活躍を祈っております。
①件名に内定辞退のお知らせ
件名を書くことは基本ですが、内定辞退の連絡は企業としてはとても重要な連絡です。
そのため、そのメールを早く読んでもらったり、見逃されたりしないためにも、件名は必ず書きましょう。
②採用内定を頂いたことと大学名と名前
本文の始めには自分が採用内定を頂いた事実と、自分の情報として大学名と名前を述べましょう。
③内定辞退希望を伝える
このとき、内定辞退の具体的な理由を明かす必要はないです。
④感謝の言葉
企業側からしてみれば、何度も選考をかけて絞りに絞った学生に内定を出したのにも関わらず、その内定を辞退されてしまうのは悲しい事です。
そのため、今までの感謝の気持ちを伝えることで人事の心を穏やかにすることはできます。
さらに、その企業の思い入れが深い場合は、説明会でその会社のことを知れたことや、出会えたことに感謝の気持ちを付け足しても良いです。
⑤謝罪の言葉
メールで内定辞退を連絡したという電話よりも簡単な方法を取ったことに対する謝罪の言葉を念のため述べましょう。
⑥最後に
最後に、人事の方やその企業の発展をお祈りする言葉を述べると気持ちよくメールの文章をまとめることができます。
企業からの返事でメールの内容を考える
内定辞退を伝えたとき企業によって様々なパターンの返信が来ることが考えられます。
企業からの返信メールとして内定辞退を受け入れてもらった返信（例文1）
株式会社○○、採用担当の○○です。
この度は弊社の募集にご応募いただき誠にありがとうございました。
ご辞退のご連絡をいただき、こちらといたしましても大変残念ではありますが、○○様のご事情を推察してお申し出を承りました。
なお、お預かりしています履歴書等の書類はこちらで責任を持って破棄致しますことをご了承ください。
最後になりますが、○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
企業がどうしてもその学生に入社してもらいたい場合、
内定辞退の理由や内定辞退をもう一度考え直して欲しいというような返信（例文2）が来ることが予想できます。
株式会社○○、採用担当の○○です。
この度は、弊社の内定通知にご返信頂きありがとうございました。
今回このようなご連絡をいただき、○○様がご辞退を決められた理由をもう少しお伺いしたいのですが、ご検討の余地はございますでしょうか？
もしご検討していただけましたら、弊社に入社頂いた際の志望部署や待遇など○○様のご希望をもう一度お伺いして、○○様の成長を弊社で応援させて頂きたいと考えております。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、どうか再検討して頂けたら嬉しいです。
大きく分けて、上記のような2パターンのメールが来ることが予想されるので、企業からの返信次第でどんな対応をしていくのか自分自身でしっかりと考えた上で伝えましょう。
例文2のようなメールが来ても内定辞退すると決めたのなら、もう一度ハッキリと伝えることが大切です。
返事がなかった場合
メールを送ってから２，３日経っても返事が来なかった場合、採用担当者が見落としている可能性があります。
その場合、自分から電話をかけてメールを確認したかどうかを確認しましょう。
まとめ
内定辞退は企業にとっても、そのメールを送る学生にとっても心苦しいものです。
そのため、内定辞退を伝える学生はその企業に今までの感謝の気持ちを述べることと、
相手を傷つけることのないように、より丁寧な言葉遣いを心がける事が大切です。
告白を断るときと同じ気持ちで優しさを持って行いましょう(^^)
