内定辞退理由の正しい断り方伝授します！【辞退理由ごとの例あり】
複数の会社から内定が出た時、第一志望ではない会社の内定を断ることに悩む学生は多いと思います。
内定を辞退したい理由は人それぞれ違います。
その悩みについて、内定辞退したい理由ごとに具体的な断り方を伝授します。
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内定辞退の正しい伝え方のポイント
内定辞退を伝える際には注意すべきポイントがいくつかあります。
内定辞退は応募者側に権利があるので問題ありませんが、せっかく内定を出してくれた企業に迷惑をかけないように伝えるポイントをおさえておきましょう。
内定辞退をするなら早めに連絡する
まず、内定辞退を決めたら返答期限前でも、できるだけ早く連絡することが大切です。
企業は、内定辞退を受け付けている期間を設定していることが多く、その期間内までに返答しなければなりません。
理由は、企業は採用目標数を設定していて、内定通知を出した後は採用活動を一旦停止することもあります。
これは、内定辞退者が出た時点で、すぐに採用活動を再開したいと考えているためです。
内定前だとしても、企業からすると内定してもらえるかもという期待もあるので、早めに回答してもらえれば、企業側もすぐに次のステップに進められます。
そのため、企業からしても早く内定辞退をしてもらった方がありがたいでしょう。
何かを辞めるということは伝えづらいことですが、内定を出してくれた企業にこれ以上迷惑をかけないためにも、内定辞退の意志が固まったらできるだけ早く連絡しましょう。
連絡方法はメール・電話・LINEでも問題はない
連絡方法は、電話だといいづらいのであれば、やり取りしている担当あてにメールで送っても問題ありません。
LINEでやり取りしているのであれば、LINEでも可能です。
テキストで送ることで、文章として証跡が残るので良い場合もあります。
メールした後に電話も入れてあげると、より丁寧になり印象が良いでしょう。
ただし、メールだと採用担当者の見落としのリスクもあるので、メール＋電話が一番確実です。
将来、ほかの企業に入社することになっても、同じ業界の会社だと縁があることもあり、接することもあります。
そのため、できるだけわだかまりが残らないように丁寧な回答をしておくことが大切です。
他社の結果が出てから回答したい場合も早めに連絡する
ほかの企業からの結果を待ってから回答したいケースも多いでしょう。
その場合も、他社との選考の都合のため、いついつまで回答期限を延ばしてほしいと伝えましょう。
ただ、回答期限を長期間伸ばすとなると、企業からお断りされるケースがあります。
理由は、内定後には書類作成や配属先への通達など、さまざまな対応が必要で、入社日に間に合うように調整されているためです。
あまりに長い期間待ってほしいというと、企業側からすると入社意志が弱いとも受け取られてしまいます。
また、回答期限を伸ばしたいのであれば速やかに伝えるのが大切です。
ギリギリで申し出てしまうと、なぜいまさら言うのかと、良い印象を与えないこともあります。
回答待ちしている企業にも、早めに教えてもらえないかと連絡するなどの配慮をしましょう。
内定承諾後の辞退はリスクがあるので注意
内定承諾後に辞退することは可能ですが、できるだけ内定承諾前にしたほうがいいです。
理由は、契約の中に内定承諾後の辞退の際には、入社前研修や諸経費などは全額支払うことと書かれている可能性もあります。
あくまで、企業負担ではあるものの、契約内容で書かれていてその契約に承諾しているのであれば、内定者はそれに従う必要があります。
レアケースですが、内定承諾後の辞退が悪質だと思われてしまうと裁判といった大事になる可能性もあります。
また、内定承諾後の辞退は、家庭都合など、やむを得ない場合を除き、企業との信頼関係も悪くなります。
転職エージェントなどを挟んでいると、特別な理由がない限り転職エージェント会社からもあまりいい印象を持たれません。
なので、内定承諾後の辞退はできるだけ避け、内定承諾を迷っている場合は早いうちにその旨を連絡し、返答期限を伸ばしてもらうなど対策をとりましょう。
内定辞退理由の伝え方一覧
内定辞退理由はつくるものだと思っている就活生も多いと思います。
ですが、内定を辞退する時のポイントはずばり、「事実」を伝えることです。
内定辞退理由を正直に伝えたら、企業に失礼にあたったり、就活生の評判を落としたりするのではないか？という心配はいりません。
ただし、内定辞退の理由が本当だとしても、ネガティブな理由が強い場合には、悪い印象を与えないように伝え方を工夫する必要があります。
第一希望の業種に内定が出た場合
たとえば、食品会社に内定が出ていたが、本当は化粧品会社が第一志望だったとしましょう。
その際は、複数の業種を受けていたことを素直に打ち明けたうえで、「本当に行きたかった業種から内定が出たので、誠に勝手ながら御社の内定を辞退します」と素直に伝えましょう。
内定を辞退された企業からは、何の業種かくらいは聞かれると思いますが、多くの場合、それ以上しつこく理由を聞かれることはありません。
一番やりたかった職種で内定が出た場合
たとえば、商品企画がやりたかったが、Ａ社から営業職で内定が出たとします。その後Ｂ社から希望通り、商品企画で内定がでました。
このようなケースでは、「希望する商品企画で内定を頂いたＢ社に入社したいと思いますので、営業職で内定を頂いた御社の内定は辞退させてください。」
と単刀直入に伝えましょう。
こちらの場合も理由が明確なので、内定を辞退される企業側も引き下がるでしょう。
就活中に志望が変わった場合
また、就職活動中に「私にはこっちの業種の方が自分に向いている」と思い始めることがあります。
また、面接で「御社が第一志望です」と言っていても、選考途中で指向が変わることは十分あり得ることです。
志望が変わった理由を丁寧に説明すれば、企業も納得するでしょう。
社風が合わないと思った場合
一番難しいのは「なんとなく自分にはこの会社がしっくりこない」といった内面的な理由で内定を辞退する場合です。
この場合は、具体的には答えず、一身上の理由や、御社で通用する自信が無いなどと、自分自身の問題であることを貫き通しましょう。
また、家族を理由に出すとよいとアドバイスしている記事も見かけますが、内定辞退理由に家族を持ち出すのはあまり良くありません。理由は就職するのは、親や兄弟ではなくあなた自身だからです。こんな理由で業界ナンバーワン企業が納得するはずがありません。
大学生と言えども立派な大人です。親が違う会社がいいと言ったから内定を断るというのは、理由としては不十分となりますので考え直してみるのがいいでしょう。
内定辞退理由を細かく伝える必要はない
内定辞退の理由はどのくらい詳しく説明するべきか迷いますよね。
理由を正直に話す必要はありますが、事細かに内定辞退理由を説明する義務はありません。
例を挙げると、聞かれ無ければ”他に内定をもらった会社”を答える必要は無く、”どの企業から先に内定が出たか”も教える必要はありません。
企業側は、これからの採用活動で内定辞退者を出さないために辞退理由を知りたいのです。
ですので、「内定を辞退するのは怖い」と臆せずに、誠意をもって相手企業に伝えましょう。
内定辞退理由のNGな例
ここで、断り方としてNGな例をみていきましょう。
まず、内定を辞退する企業自体に問題があるかのような理由をあげることです。
たとえば、「残業が多いと聞いた」、「同業他社に比べて報酬が低い」といった理由です。
たとえ本当だとしても、あえてネガティブな点を指摘する必要はありません。
さらに、業界での順位や財務状況など、あらかじめ調べていれば分かる情報を挙げることもNGです。企業側からすれば、「事前にそんなこと知っていたでしょう」ということになります。
あくまで内定辞退は相手先の企業のせいではなく、就活生個別の事情としておくことが、丸く収まります。
内定辞退率に悩む企業もいる
リクリートキャリアは、「過去５年で『学生による辞退率』は大きく増加しているのが現状です」と説明しています。
企業側も内定辞退に悩んでいるということです。
いくら学生側の「売り手市場」だからといっても、企業から見れば採用に大きなコストと労力をかけているということも頭に入れておきましょう。
そのため、先ほども述べたように、内定辞退理由で嘘を伝えることは良くありません。
あなたも就職したら、いつか採用担当になるかも知れません。学生と企業がお互いフェアに相手と接することが大切です。
まとめ
内定辞退は企業に負担がかかるため、あまり日をおいてもいけませんし、断りにくくなってしまいます。
本命の企業から内定が出たら、一週間以内には返事が先方に着くようにしましょう。
断りを入れるときは、あいまいな表現は誤解を生む元になります。断る理由は正直に具体的に伝えることが大切です。
就活生側の事情で内定を辞退することになったことを強調し、相手に非がないことをしっかり伝えましょう。
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