面接で日程変更したら落ちる？ 好印象になる連絡の方法とは？
「第1希望の企業の説明会と、第2希望の企業のグループ面接の日程がかぶってしまった……」
安心してください。就職活動が続くと、そんなダブルブッキングも珍しくありません。
自分の日程調整のミスではなくとも、日程がかぶってしまい、どちらかを諦めなければいけないケースも出てきます。そんなとき、企業側に日程変更してもらえたら助かりますよね。しかし、就活の面接で日程を変更してもいいのか……。少々不安を感じるのではないでしょうか。
今回は、就活において日程変更をしたい場合、それはアリなのか、ナシなのかについて触れていきます。
また、変更をする場合はどうすればいいのかなど、具体的な対応策も取り上げますので、ぜひ、チェックしてみてください。
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就活中、面接の日程変更は「アリorナシ？」
就職活動中の面接変更の打診で不安なのが、「日程変更のせいで、面接に落とされたらどうしよう……」ということではないでしょうか。
実際、日程変更を申し出るのはアリなのかナシなのか……。まずは気になる点について解決していきましょう。
日程変更が落ちる原因になることは考えにくい
まず、日程変更を申し出たら「それが原因で面接に落とされるのでは？」と、考える方もいるでしょう。しかし、実際は日程を変更しただけで、採用上不利になることはありません。
多くの就活生も、複数の企業へエントリーしていることも知っているため、同時並行で何社もエントリーすることは珍しいことではありません。十数社の面接を、スケジュールをやりくりしながら受けている就活生もいます。
企業は、日程が他の企業とかぶったことによって、採用の機会を逃すことのほうが惜しいと考えます。そのため、多くの場合は快く対応してくれるでしょう。日程を変更することだけが原因でマイナスイメージを持たれることはありません。
安心して、日程調整の依頼をしましょう。
しかし、対応を間違えれば面接で不利になる！？
基本的にはマイナスにならない日程変更ですが、対応を間違えれば面接で不利になる可能性があります。
例えば、何度も日程変更を依頼する場合などは、さすがに担当者も「また、変更が必要なの？」と、煩わしく思うはずです。基本的には、日程変更ができるのは1回だけです。日程変更を申し出する前には、しっかり確認してから、変更事項を伝えるようにしてください。
日程変更を依頼する手順
では就活中、企業に日程変更をする際の流れをご紹介します。
まずは、日程変更の依頼をメールで送る
日程変更を依頼するとなったら、まずはメールでその旨を伝えましょう。最近では、LINEでやりとりをする企業も増えていますので、LINEを通して伝えても大丈夫です。
電話の方がいいのでは？と思うかもしれませんが、日程調整は二つ返事で受け入れてもらえるものとは限りません。メッセージの方が、相手も落ち着いて返信ができ、スケジュールの調整がしやすいのでメールにしましょう。
連絡手段が就活支援サイトしかないようであれば、そちらのメッセージ機能を使用して連絡します。
ただし、明日や明後日など、面接まで時間がないのであれば電話で伝えるのがマナーです。
調整できても、できなくても、お礼のメールを送る
スケジュール調整は、可能な限り対応してくれるでしょう。しかし、場合によっては、面接の日程変更が叶わないことがあります。なくなくキャンセルになってしまうこともあるでしょう。
大切なのは、どんな結果になってもお礼のメールを送ることです。日程変更できなかったときにも「対応いただきありがとうございました」と、御礼の言葉を添えてください。
面接日程の変更理由、正直に伝えるべき？
面接の日程変更を依頼するとき、採用企業側は「なぜ、日程変更が必要なのか」と、考えることでしょう。
場合によっては、「他に優先したい企業がいるのでは？」「うちは第一志望ではないのかもしれない」と、勘ぐられてしまうこともあるかもしれません。
これが原因で、面接に落とされるのでは！？と、不安になっている方もいらっしゃるかもしれませんね。もしかすると、「日程変更の理由をうかがってもよろしいですか？」と、尋ねられるかもしれません。そんなとき、正直に答えていいかどうか悩みますよね。
正直に伝えたほうがいい場合とは、学業が理由の場合です。ゼミがある、授業があると、素直に伝えましょう。
ただ、注意すべきなのは、他社の選考日とかぶった場合です。正直に「他社選考がある」と伝えてしまうと、「他社の方が優先したい企業なのか」と、思われてしまいます。そのため、他社選考がある場合は「以前から約束していた予定がある」と、伝えましょう。
相手の手を煩わせるのですから、きちんと丁寧にお願いするようにしてください。横柄な態度を取るなど言語道断。「お手を煩わせて申し訳ないのですが……」などと断ってお願いしましょう。
ケース別に解説！日程変更の連絡方法
就活中、日程変更したいケースはさまざまあるでしょう。インターンの参加、会社説明会への出席、採用面接など、ケースバイケースで押さえるポイントが違います。
それぞれどんなふうに連絡をしたらいいのかについて解説しましょう。
インターンの面接日程を変えたい！どう連絡する？
インターンの面接が決まっているのに、日程変更が必要になってしまった場合はどうすればいいでしょうか。
緊急の連絡先などが共有されていれば、そちらに連絡を入れましょう。まずは指定の連絡手段を使って、日程変更をしたい旨を伝えてください。
どんな日程でインターンの面接を実施するのかはケースバイケースです。面接が遅れることで参加日程自体が変更になる場合は、自分が参加できない日程を明確に伝え、代替日を複数挙げておくなど、相手を手間取らせないように答えを準備しておきます。
電話で連絡する場合は、相手の忙しい時間帯を避けましょう。
ランチ時、退勤時などは避けて、午前なら10時〜12時、午後なら14〜16時頃までに連絡するのがベストです。
変更した日程を聞き間違えては意味がありません。必ず復唱をして、確認に確認を重ねることを心掛けましょう。
会社説明会の予定がかぶった……日程変更の連絡はどうする？
会社説明会の予定がかぶってしまったら、まずは日程変更ができるかどうかを相談しましょう。会社説明会への参加は、就活支援サイトなどを通して行うケースが多いです。予め「○月○日、○時から」と、説明会が実施される日時がわかります。
ただし、いきなり「○月○日に変更してください」と送りつけるのは不躾に捉えられることもあります。
以下の文面を参考に、きちんと挨拶し、日程変更という面倒なお願いすることを断って、丁寧さを心掛けてメッセージを送ってください。
＜メッセージ例＞
件名：面接日程調整のお願い／○○大学○年 ○○○○（名前）
本文：
○○株式会社
人事部採用担当 ○○○○様
私は○○大学○年○○○○と申します。
先日貴社の会社説明会へ予約しましたが、ゼミでの活動日程が急遽変更となり、参加ができなくなってしまいました。
そこで、突然のお願いで大変申し訳ありませんが、貴社の説明会日時を変更することは可能でしょうか。今後、貴社の採用選考に参加したいと考えており、説明会への参加を強く希望しています。
○月○日○時、△月△日△時の説明会日時であれば、参加ができますので、もし可能でしたら、調整いただければ幸いです。
何卒、ご検討のほどよろしくおねがいします。
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○○大学○年○○○○
TEL:000-0000-0000
MAIL:×××@×××.com
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日程変更後のフォローで差をつけて
前述の通り、日程変更に関してのメールをきちんと送る。以外にも大切なのが、当日のフォローです。
面接の日程を変更してもらい迷惑をかけたこと、そして調整してもらったことに感謝していることを、一言添えるといいでしょう。
「先日は、面接日程の変更を快く対応くださり、本当にありがとうございました」など、あいさつ前にさらっと伝えればOKです。心配りができると、ポジティブな印象を与えることができ、日程変更したことがむしろプラスに働きます。
日程変更はしてもいい！ でも、礼は尽くして
就活中、面接などの日程を変更したからといって、それが原因で就職の合否に影響を及ぼすことはありません。
電話で連絡する場合は忙しい時間を避けることもお忘れなく。
対応を間違えれば、面接でも不利になる可能性があるので注意しましょう。また、一旦決めた日程を調整することは、採用担当者にとっては少々面倒な作業です。
手間取らせることへの謝罪や、対応してもらうことへの感謝は、必ず伝えてください。礼をきちんと尽くせば、それが好印象となり、就活のプラスになることも――。丁寧さを心掛けて、連絡をするようにしましょう。
