就活でドタキャンはやっぱりまずい？ 辞退を伝えるポイント＆例文
「今日の面接、面倒だなぁ」
「面接の準備、全然できてないし……」
「寝坊しちゃった。面接に間に合わないかも」
そんなとき、
”ドタキャンしちゃおうかな・・・”
と、思ってしまうかもしれません。
ドタキャンをするとどうなるのか、気になっている人もいるのではないでしょうか。
また、中には「本命の会社の内定が出たから、明日の面接は断りたい」という場合もあるのではないでしょうか。
今回は就活においてのドタキャンの影響、マナーなどについて触れていきます。
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就活の面接をドタキャンすると……どうなる？
まずは就活においてドタキャンをすると、どんなリスクがあるのか知っていきましょう。
1.採用側の企業に迷惑をかけ、印象を悪くする
あなたがドタキャンをしてしまうと、採用担当者に迷惑がかかります。
面接日程を調整し、スケジュールを組み、面接資料を作成し、当日の会場を準備して……と、さまざまな準備をしてくれる採用担当者。
そんな採用担当者の努力が、あなたのドタキャンによって無駄になってしまうのです。
またさらに、企業に迷惑をかけることで、あなたの印象も悪くなります。
2.日程調整は簡単ではない
就活でドタキャンをしてしまうと、再び日程調整をしてもらうことはほとんどできません。
なぜなら、会場がない、面接官を手配できないなど、採用したくても対応ができないのです。
もちろん「ドタキャンするような人は、うちでは採用できない」と、断られることもあります。
貴重な機会を無駄にしてしまう可能性もあるのです。
3.自信を持って面接することができなくなる
ドタキャンをしたのち、奇跡的に日程を調整してもらえたとします。
しかし、採用担当者に迷惑をかけておいて、自信満々に面接を受けることができるでしょうか。
心のどこかで「ドタキャンしたくせに、偉そうには言えないな」と、引いてしまうところがあるでしょう。
ドタキャンをすることは、自分への肯定感も下げてしまいます。
どんどん自信がなくなり、自分らしく就活ができなくなるかもしれません。
4.大学や後輩を巻き込むトラブルに発展することも
ドタキャンの対応次第では、あなたの大学や後輩を巻き込むトラブルに発展することもあります。
あまりに適当な対応をしていると「○○大学の生徒は採用しない」と、レッテルを貼られることがあるのです。
そうなれば、あなたの後輩たちはその企業にエントリーすることすら難しくなります。
あなたは最低限の責任感を持って、就活をする必要があるでしょう。
ドタキャン時の基本的なマナー
ドタキャンはしないに越したことはありません。
しかし、「別の企業から内定をもらった」など、どうしてもドタキャンせざるえないこともあるでしょう。
ここからは、ドタキャンを伝えるときの基本のマナーについて解説します！
連絡は早ければ早いだけいい
「どうせ行けないから、直前に連絡しよう」というのはマナー違反です。
もし、面接などを辞退するのであれば、辞退を決めた時点ですぐに連絡しましょう。
少しでも辞退を伝えるのが早くなれば、採用担当者の準備が不要になり、面接時間の調整などもできるようになります。ギリギリでのドタキャンは無駄な時間をつくることになるので、早め早めが基本のマナーです。
ドタキャン理由は一身上の都合 or 他社からの内定
ドタキャンの理由は、無理に伝える必要はありません。
企業側から尋ねられる場合もありますが、
一身上の都合と答えてもOKです。
なぜなら、理由によってはむしろ伝えたほうが失礼になることもあるからです。
例えば、「突然、面接に行く気がなくなった」という理由を、企業に伝えるメリットはありません。本心を伝えれば、むしろ関係は悪化するでしょう。
もし、理由を伝えるのであれば、
「他社から内定が出て、悩んだ末、そちらをお受けすることになった」などと伝えるようにしてください！
当日なら、電話での辞退連絡が基本
前日までならメールで辞退を伝えてもいいかもしれませんが、当日のドタキャンは電話が安心です。
当日は担当者がメールチェックしていない可能性もあるので、電話で伝えてください。
辞退の連絡は、いち早く担当者に伝えるべき事項です。
あなたが会場に来ていないことを、心から心配している可能性もあります。
電話で伝えたほうが気持ちが伝わり安心でしょう。
謝罪の気持ちはきちんと伝える
「もう、顔を合わせることはないし」と、謝罪もせずに辞退を告げるのはNGです。
採用担当者は、就活生の知らないところでさまざまな業務をこなしています。
あなたのためにも、色々と尽力したところがあったでしょう。
そのため、これまでの配慮に感謝をしつつ、自らの無礼をきちんと謝ってください。
丁寧に謝罪することは、トラブルを回避するためにもとても大切な基本です。
面接をドタキャンするときの伝え方
ここからは、面接をドタキャンする場合の伝え方を伝授していきます。
電話で辞退を伝えるときのポイント
電話で伝える場合は、始業時間以降のなるべく早い時間を選びます。
折返しの電話は断るようにし「一身上の都合により参加できなくなった」と、伝言を頼みましょう。
フォローで謝罪のメールも送信しておくと安心です。
電話やメールで伝えるときには、人事担当者にわかるように「氏名」「学校名」「約束の時間」を伝えましょう。多くの面接スケジュールを管理している場合にわかりやすくて親切です。例文は以下を参考にしてみてください。
電話で辞退するときの例文
「本日15時より面接のお約束をしていました○○大学の○○○○と申します。
大変申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく連絡を差し上げました。
理由を尋ねられた場合
急なことではあるのですが、実は他社から内定の通知を受け取ったのが理由です。
直前の連絡になってしまい、本当に申し訳ありません。
了承してもらえたら
この度の面接では、忙しい中機会を設けていただいて、本当にありがとうございました。
お時間をいただいたのに、本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼します。」
「本日13時のお約束で面接をお願いしていた○○大学の○○○○と申します。
大変急なお願いなのですが、本日の面接を辞退させていただきたく連絡しました。
先日から体調がすぐれず、どうしてもそちらに伺うことができません。お忙しい中機会を設けていただいたのに、本当に申し訳ありません。
それでは失礼致します」
メールで辞退を伝えるときのポイント
前日以前なら、メールでの辞退がOKな場合もあります。
メールを送るときには、「誰が、どの面接を辞退するのか」が一目瞭然となるよう、メールのタイトルに簡潔に記載しましょう。
メッセージには必ずお詫びの気持ちを伝えて、結びのことばで締めると丁寧です。
メールで辞退するときの例文
件名：○○大学○○○○ 4月27日面接の辞退について
本文：
株式会社○○ 採用担当田中様
お世話になっております。4月27日の14時から面接のお願いをしておりました○○大学の○○○○です。
先日は面接日程をご連絡くださり、ありがとうございました。
しかし、大変恐縮ではございますが、この度面接を辞退させていただきたいと考えています。
昨日のこと、面接を受けていた他社様から内定の通知をいただきました。
悩んだ結果、そちらにお世話になること選択しました。
御社にはわざわざ面接の機会を設けていただいたのに、お断りしてしまい大変申し訳ございません。
それでは、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。失礼いたします。
○○大学 4年 ○○○○
まとめ
ドタキャンはできればしないに越したことはありません。
最も悪い状況になれば、学校や後輩に迷惑がかかるからです。
またあなた自身の信用も失われてしまいます。
もし、面接を辞退するのであれば、採用の現場にできるだけ迷惑をかけないようにするため、なるべく早くに辞退の連絡をしましょう。
また、連絡方法は当日であれば電話で伝えましょう。
前日までであればメールでも大丈夫ですが、電話でもメールでも、丁寧に謝罪することを忘れないでください。
採用担当者はあなたのために準備をしてくれていたのですから、
謝罪の気持ちは大切です。
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