印象が良い説明会のキャンセル方法教えます。
自己分析、業界研究、企業研究、エントリーシートや履歴書の作成、説明会、OB訪問、選考などへの参加。
就活生はこれらのことを超短期集中でやらなければいけないので、それは大変忙しいでしょう。
特に、就活が解禁された最初の月は、慣れていないこともあり、日々疲労が溜まるのではないでしょうか。
そんな多忙な就活を続けていると、
「明日の説明会が被ってしまった…どうしよう…」
といったスケジューリングミスが起こることも十分にありえます。
この場合、当然、どちらかの説明会をキャンセルしなければいけません。
つまり、キャンセルの連絡をしなければいけませんね。
「最初の説明会でいきなりキャンセル……もうこの企業はおしまいだ…」
と悲観する方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。
正しいキャンセルの方法を取れば、悪い評価がつくことはほとんどありません。むしろ、印象の良いキャンセルを行うことで、評価が高くなることもあります。
この記事では、企業目線から見た、印象の良い説明会のキャンセル方法についてお伝えいたします。
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説明会を無断でキャンセルすると、二度と予約できなくなる可能性
まずは、無断キャンセルについてですが、これは最悪のキャンセル方法です。二度と説明会に応募できなくなる可能性があります。
就活ナビなどを通じて説明会の予約をすると、そのナビ上では「説明会に予約した」という記録が残るので、再予約ができないのです。
これはシステム的なものなので、ナビ上での再予約は基本的に「二度とできない」と考えてください。
また、同じグループ内の企業の場合、学生情報を共有している可能性があるので、一社の無断キャンセルが複数の企業へ悪印象を与えるケースも考えられます。ナビでの予約ではなく、電話やメールの予約であっても、連絡なしに欠席した場合、再参加は難しいです。当然ですが、企業は学生情報を細かく記録しています。
再予約があった段階で、一度無断キャンセルをした人物として認識される可能性は非常に高く、参加できたとしても、その後の選考にも影響を与える可能性が高いです。
無断欠席だけは絶対に控えるようにしましょう。
企業にとってはシステム上でのキャンセルが一番助かる
説明会は意外と準備に時間がかかります。
その準備において、一番重要な点が「何人の学生が参加するのか」です。その人数によって、説明会の会場のサイズや、座席、資料の数などが決まりますからね。
その説明会の人数を把握する際には予約システムを確認するのが主流なので、企業にとってはシステム上での予約キャンセルが、一番楽な上にスピーディです。
学生側も企業側も一番楽な方法になるので、予約キャンセルは基本的に予約システムから行うようにしましょう。
ちなみに予約システムとは、主に就職情報ナビ上の予約ページのことです。
メールや電話による連絡は迷惑？
システム上での予約キャンセルが一番都合が良いことはご理解いただけたと思いますが、メールや電話による予約キャンセルはどうなのでしょうか。
電話だけの予約キャンセルは推奨されない
ナビ（システム）上での説明会キャンセルをせずに、電話やメールだけでキャンセルの意思を伝えることは推奨していません。なぜなら、次の説明会に予約できなくなる可能性があるからです。
基本的に一度予約をした場合、違う日程の説明会には予約できない仕組みになっています。つまり、実際に参加していなくても参加した扱いになるので、次回説明会の際に予約ボタンが表示されなくなる可能性があるのです。
また、実際にこういった状況になった場合は、電話をすれば問題なく予約できるでしょう。しかし、「電話で予約キャンセルをした」という記録が残っているとは限りませんので、企業にとっては「無断キャンセルをしたのに、再度予約をする無礼な学生だ」という認識になる可能性も考えられます。
よって、電話やメールで予約キャンセルをしたからといって、ナビでのキャンセルをしなくてもいいわけではないのです。
志望度が高い企業は電話での予約キャンセルで念押し。
システム上での予約キャンセルをした上で、わざわざ電話をかけ、かつ謝罪メールを送る学生は、ほぼ確実に丁寧で真面目な印象を
受けます。
その際、「ナビでもキャンセルをさせていただいたのですが、念のため電話でもご連絡させていただきました」という言葉を必ず添えてください。
良い意味で目立つことができるので、志望度が高い企業であれば、しておいて損はないでしょう。
特に営業職においては、クライアントとの付き合いにおいて必須スキルになるので、大きなアドバンテージを獲得できるでしょう。
迷惑と感じる企業はほとんどない
電話などの予約キャンセルは企業側にとっては時間のロスにはなります。
しかし、それに対して悪い印象を受けることはありませんし、迷惑だと感じることはほとんどありません。
説明会終了後に無断欠席に気が付いた…謝罪の連絡に意味はある？
「昨日の説明会、忘れてた・・・」
このような、完全なすっぽかし時に、今更謝罪をすることに意味はあるのでしょうか。
結論を申し上げると、意味はあります。
「約束を反故にするような学生とは二度と接触したくない」といった対応をする企業もありますが、優しい企業や、積極的に採用をしている企業であれば、次回説明会への案内をしてくれるでしょう。
ただし、この場合、電話での謝罪連絡を推奨します。
謝罪を受け入れてくれるかどうかは、感情が左右します。参加できなかった理由や、その反省心を伝え、納得してもらわなければいけません。その際には、感情を伝えやすい電話が一番です。
メールでの謝罪やお願いだと、その本気度が伝わりにくく事務的になりがちです。
どうしても参加したかった説明会に再チャレンジしたい場合は電話で謝罪し、次の説明会への強い参加意思を伝えましょう。
まとめ
ナビなどのシステム上の予約キャンセルは必須。
その上で、メールや電話でのキャンセルの謝罪をしながら次の説明会の予約をしてしまう。
これが最も好印象でスムーズな予約キャンセル時の手続きです。
短い就職活動の期間中に、大量の企業が一気に説明会を開催するので日程は必ず被ります。また、志望度の高い企業説明会を優先すると思うので、説明会のキャンセル自体は仕方がないことです。そこは企業も十分に理解しています。
しかし、「適当に説明会を大量に予約して、その日の気分で参加するかどうか決める」といった自堕落な就職活動は止めてください。
必ず、3日以上前には明確な日程を決め、参加が難しいものには予約のキャンセルを行ってください。
「10名の参加予約がある企業説明会に3名しか参加しない」
こんなことが今では当たり前になっており、企業は多くの時間とお金を無駄にしています。学生の皆さんがスマホでポチッと予約キャンセルをするだけでこのような事態にはならないのです。
説明会を行ってくれる企業への尊重意思は、その後の選考やメール、電話でのやり取りでも顕著に表れてきます。
そういった基本的な連絡、コミュニケーションのやり取りが選考結果に影響を与えていることを肝に銘じて、丁寧な対応を心がけるようにしましょう。
