就活時の選考辞退はメールでいいの？連絡方法から注意点まで解説
「説明会ではよかったけど選考を進んでいく内に気が変わった。」「自己分析していて合わないと気づいた。」などの理由で選考を辞退したいと思うタイミングってありますよね。
私も合同説明会でいくつか声をかけられて選考に参加しましたが、進んでいく内に「あれ？なんか違うな？」と考え始めたことがあります。
進む気がない選考を受けるのは、時間とお金がもったいないです。
企業としても、一人採用するのにかかる費用は約100万円といわれています。
それだけではなく、会社側の時間も奪ってしまうので、選考中の企業を辞退する気が少しでも出てきたのなら早い段階で『選考辞退』の決断をしましょう。
では、選考を辞退するにあたってどのような方法で伝えるべきなのでしょうか？
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選考辞退の連絡をする際のポイント
選考を辞退すると意志を決めたら、すぐに連絡をすることが大切です。
それは、お互いに時間や労力を無駄にせず、次の就活に向けて進むためです。
では、選考辞退をする際の具体的な方法とポイントを説明いたします。
選考辞退の連絡は珍しくないので早めに連絡する
人事も、学生がたくさんの会社を同時に受けていることはもちろん知っています。
そのなかで気が変わることも珍しくはありません。
説明会の開催やイベントの集客もキャンセルする人がいると考えて集客を行なっているので、辞退の連絡が来て特に驚くことはありません。
と重く考える必要はないのです。
しかし、選考後半でのキャンセルや辞退というのは人事もさすがに驚きます。
終盤になるにつれて、何回か話を聞いているのである程度の関係をもっており、理由などもちろん気になります。
つまり、何らかの理由があって辞退をするのであれば、しっかり連絡を行ったうえで辞退を申し出るのが礼儀です。
選考辞退の理由は簡潔に伝えよう
選考辞退のネガティブな理由は、伝える必要がありません。
理由としては、ほかの企業に入社したとしても、もしかすると取引先などで関係する可能性があるため、悪印象を与えてしまうのはあまり得策とはいえないからです。
ネガティブな理由とは、「自分に合わないと思った」「採用担当者の印象が悪かった」など企業が悪いという内容のこととなります。
そのため、選考辞退の理由を聞かれた場合は、「ほかの会社での選考が進んだ」「進みたい業界が変わった」など、簡潔な理由を伝えたほうが無難です。
そして、真摯な態度でこれまで選考に時間を割いていただいた謝意を伝えましょう。
選考辞退はメールが基本。ただし電話が必要なケースもある
メールと電話はもちろん、最近はLINEを使っている企業も増えてきました。
最も企業と連絡がつきやすいツールで伝えるのが良いでしょう。
面接の数日前なら、メールやLINEで採用担当者の時間を割かないように連絡することがいいでしょう。
しかし、選考当日の場合は会社側も準備で忙しく、メールをチェックができないこともあります。
面接当日直前の連絡は電話で辞退を伝え、直前の連絡の謝罪と、これまでの謝意を必ず伝えるようにしましょう。
メールは、ビジネスマナーを考えて丁寧な文章で辞退を伝えられ、証跡としても残るのでおすすめです。
ただし、採用担当者がメールを開封するまでに時間がかかってしまうと、辞退の旨が面接日まで伝わらない可能性もあります。
面接前日まで返事が来なくて不安なのであれば、電話でも合わせて伝えるのがいいでしょう。
企業によってはLINEでも大丈夫
先ほども書きましたが、LINEでやりとりをしている企業も多いです。
選考案内のメインがLINEで行なっている企業の場合はLINEで選考辞退の連絡をしてもかまいません。
しかし、長文を送るのには向いていないツールではあるのでわかりやすく短い文章の方がいいでしょう。
メールより連絡の取りやすい簡単な手段ではありますが、断る時の言葉はしっかり選んでくださいね。
最終・役員面接の辞退は必ず電話で行う
最終・役員面接まで進んでいる際の選考辞退の場合は、面接の2営業日前までには必ず前もって電話をかけましょう。
前日はすでに準備が完了していることがほとんどなので、当日のキャンセルはもってのほかです。
そこまで選考が進んでいるということは、会社はあなたにかなりの時間とお金をかけてくれたことになります。
役員、社長は忙しい中、あなたのためにわざわざ時間を空けてくれていることがほとんどです。
これ以上、時間や労力をかけさせないよう、丁重に辞退の連絡をすべきです。
電話では直接会話をするので、あなたの思いや考えがストレートに伝わり、丁寧な気持ちを伝えられます。
辞退の理由は聞かれることもあるので、相手を納得させられる理由を考えておくといいでしょう。
あなたには最終・役員面接をどうしても辞退したい理由があるのです。
その価値観や考えというのが、他の企業選びを失敗しないためにも「なぜ、辞退したいと思うのか。」は考えておくようにしましょう。
メール・電話での例文をご紹介
選考辞退のメールや電話をする際には注意すべき、ビジネスマナーやポイントがあります。
なので、すぐに使える例文とポイントを紹介します。
メールの場合
選考辞退メールを送る際のポイント
- 件名に面接日時、面接辞退の旨、大学・名前を記載する
- 本文冒頭に会社名、部署名、担当者の名前などを記載する
- 結論は最初に書く
- 結論、謝罪、謝意、結びの順で書く
- 最後に大学・名前・連絡先を記載する
件名は選考辞退の旨と大学、氏名を書くようにし、メールを開かなくてもひと目で内容がわかるようにしましょう。
「面接について」や記入なしなどは、メールの内容がわからないので後回しにされたり、すぐに開いてもらえなかったりする可能性があります。
そのため、件名はひと目でわかるように、選考辞退の旨と大学、氏名を書くようにしましょう。
また、本文冒頭には、相手の会社名や部署名などを正確に記載しましょう。
とくに、株式会社が前にくるか後にくるか、(株)の表示ではないかなど細かい所にも注意が必要です。
その後は、まず結論である選考辞退の旨を告げ、辞退についての謝罪、これまでの選考に対するお礼、「貴社の益々のご発展をお祈りします」などの結びで締めます。
辞退理由に関しては、書かなくても問題ありませんが、「他業種に興味をもったため」など前向きな理由を簡潔に書くと会社側も納得できるでしょう。
そして最後には、大学・氏名・連絡先を記載すればOKです。
メールの署名登録機能を使うといちいち打ち込まなくて済むので、便利です。
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
×月×日の15時から2次面接のお時間を頂戴しておりました〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
誠に申し訳ないのですが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
お忙しい中日程調節をしていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
どうぞご了承くださいませ。
電話の場合
電話のポイント
- 結論をまず話す
- 理由は簡潔にしてネガティブなことは話さない
- これまでの選考の謝意と謝罪を伝える
- 電話は2~3秒待ってから切る
担当者に代わったらまず、面接の日時、大学と氏名、選考辞退の旨を伝えます。
また、電話の場合は理由を聞かれることが多いと思うので、相手が納得しそうな理由を1つ考えておきましょう。
その際、「会社の福利厚生が少ない」や「社員の態度がわるい」など、ネガティブな理由はわるい印象を残すので避け、「一身上の都合」と伝えるようにします。
その後に、選考は企業にとってお金も時間もかかる大変なものなので、今までの選考に対する謝意と謝罪を伝えます。
最後は「失礼します」と締め、電話を切るのはその2～3秒後です。
電話を切るのはかけてきた側がするのが一般的なマナーですが、すぐに切ってしまうと印象が悪いので注意しましょう。
私〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
採用担当の〇〇様いらっしゃいますでしょうか？
〇月〇日の〇時に2次面接を予定していた〇〇です。
大変申し訳ないのですが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。誠に申し訳ございません。 （以下 理由も添えて）
（注意）
電話はメールと違い会話なので、必ずしも例文通りに話をしてしまうと会話が不自然になるのでケースバイケースになりがちですが、最低限伝えたいことは整理しておくためのことに使ってください
まとめ
選考辞退をする場合は、気持ちが固まったらすぐに連絡することで、企業にかかる迷惑を最小限にできます。
選考辞退の連絡は、企業と連絡をとっているいつものツールで構いません。
メールでは証拠として残るので送った送ってないなどのトラブルにならずに済みます。
しかし、選考が進み最終・役員面接の辞退の場合や面接直前の連絡は電話で誠意を伝えるべきです。
途中辞退をすることは大いに『あり』です。
しかし『辞退するときには慎重に』行いましょう。
よっぽどのことがない限り、一度取り消した選考を元に戻すことは、もちろんできません。
「なんとなく受けるのやめよ」というのは次に繋がらないので、何に引っかかっているのかは洗い出しましょう。
迷っている方は決定的な思いや考えがなく、悩んでいるなら選考辞退をせずにあえて面接に行き素直に悩んでいることを話してみるのも一つの手段です。
もし仮に突き放されたり、適当な返事をしてきたなら「そんな会社」だと区切りをつけましょう。
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