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2018年5月3日

【まとめ記事】エントリーシートを送る時の封筒の正しい書き方、送り方

【まとめ記事】エントリーシートを送る時の封筒の正しい書き方、送り方

就職活動では封筒の書き方を身につけなければいけません。

エントリーシートや履歴書を企業に送る時や、内定の承諾書の返送、課題の提出など、紙媒体の提出をする時は郵送をする必要があります。

正式書類を送ることになるので、手紙を書くようなフランクな感覚で送るとマナー違反になることも。

内定後であれば、企業の方から間違いの訂正、修正を求められるかもしれませんが、内定前であれば、不合格の要因になる可能性もあるのです・・・。

 

必ず、ビジネスマナーに沿った適切な封筒の書き方、送り方を学び、失敗しないようにしてください。

「知っているかどうか」だけで就活力に差が出てきます。

 

この記事では、エントリーシートを送る時の「封筒」における様々な悩みに企業の目線でお答えいたします。

 

封筒の書き方のルール

ペンは黒のサインペンを使うのが基本

ペンは黒のサインペンを使いましょう。

油性のマジックだと裏写りする恐れがありますし、文字のサイズが少し大きすぎます。

ボールペンだと細すぎるんですよね。

 

また、熱によって消えるペンが最近多いですが、郵送中の摩擦や、日光などの熱によって消えてしまう可能性があるので控えてください。これは封筒だけでなく、書類も同様です。

 

「履歴書在中」と手書きで書く場合のみ、赤のボールペンを推奨。縦書きで書き、文字を四角で囲う。必ず定規を使うように。

 

ただ、履歴書を沢山送ることが想定されるのであれば、履歴書在中のハンコを文房具屋で購入しても良いでしょう。

 

在中ってどういう意味?

在中とは「中に入っていますよ」という意味。

なので、履歴書在中と書かれている封筒を見れば、履歴書が中に入っていることが分かります。

 

郵便番号は横書き、住所、企業名、担当部署、名前は縦書き

郵便番号は封筒の上部に横書き、あとは右から順に住所、企業名、部署、名前は縦書きで。

 

こだわる企業も少なくなってきましたが、企業名が一番高い位置から書くのがルールと言われています。株式会社という記載を絶対に忘れないように。

 

名前が分からない場合は、「採用ご担当者 様」という表現が適当です。

 

部署宛にする場合は、様ではなく「御中」を書きましょう。

「〇〇株式会社 総務部人事課 御中」のようになります。

 

会社名を一番大きく書く

文字の大きさも少しだけ意識してください。

  1. 会社名
  2. 担当者名
  3. 住所

の順に沿ってサイズが変わります。

書き始める位置の高さも大きさの順と同様です。

 

裏に書く内容はあなたの情報

書き方、構成は表と同じですが、書く位置が違います。

宛先と送り主を一目で判断できるように、左下に小さく書きます。

 

住所、名前の順で問題ありません。ここで「様」をつけないように気を付けましょう

また、ここに大学名を書く方も多いのですが、特に書く必要はありません。

 

封筒の入れ方のルール

サイズはA4、色は白色を選ぶ

履歴書のサイズはA4(開くとA3)、B5(開くとB4)の二種類がありますが、指定のサイズが無い場合は、前者のA4版の履歴書を選びます。

 

それに合わせて、封筒のサイズもA4のものを使いましょう。

履歴書を3つ折りなどにして、小さい封筒に入れるのは控えてください。正式書類である以上、A4以下のサイズになる折り方はNGです。

 

また一般的な封筒のイメージは茶色かもしれませんが、就活では白色を使います。

 

書類はクリアファイルに入れる

大事な書類なので必ずクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。

郵送途中で何らかのトラブルが発生し、折れ曲がってしまうことや、雨に濡れてしまう可能性もゼロではありません。

 

そういったことから、書類を守るためにクリアファイルでガードするのです。

また、書類を受け取った側も、クリアファイルにまとまっていると、分別や管理が楽になります。

 

送付状の準備

送付状とは、この郵送物が誰から誰宛に送られたものなのか、細かい内容や要件、などをまとめた手紙のようなものです。

書類だけで郵送するのは失礼に値するので、必ず送付状は書きましょう。

  1. 小さな挨拶
  2. 書類添付について触れる
  3. 今後の意気込みなどの自己PR
  4. 書類内容の記載

で締めるのが良いでしょう。

 

サイズは封筒と同じA4サイズで、一枚で結構です。

送付状はビジネス文書的扱いをされるものなので、手書きである必要はありませんし、文章も短く、簡潔なもので問題くありませんので、そこまで負荷がかかるものではないでしょう。

 

糊付けで封をして、〆と書く

封の方法はテープではなく、糊を推奨します。テープで封をすると〆マークが記入できなくなるからです。

〆は割り印の役割を果たしており、途中で開封されていないことを確認するためのものです。重要な書類を郵送する場合に使われます。

したがって、正式な書類でなければ、テープで閉じても問題ありません。

ただ、途中で剥がれないように、しっかりと留めてください。

糊も、同様に剥がれやすいスティック糊ではなく、液体のりを使いましょう。

 

切手の貼るタイミング

切手は最後に貼ってください。一度貼ってしまうと、剥がすのに手間がかかりますし、再利用された切手は見栄えが悪くなってしまいます。

切手以外を完成させてから、郵送直前に貼るべきです。

また、切手の柄も郵便局で市販されている一般的なものを利用してください。記念の切手や、アニメ柄などの個性的な切手は控えましょう。

 

封筒の送り方のルール

 

ポストよりも郵便窓口で

郵送の手続きに慣れていない方は、ポストへの投函ではなく郵便窓口にて郵送することを推奨します。

 

万が一、切手の金額が間違っていた場合、金額不足で返送される恐れがあるのです。

書類の量にもよりますが、重さによって値段が変わることも。

 

返送されることにより、スケジュールがズレてしまうと、せっかく制作した書類が無駄になったり、悪印象を与えてしまう可能性もありますよね。

不安がよぎるのであれば、必ず郵便窓口に行きましょう。

 

メール便、宅配便だと問題はありますか?

「明日までに届かないと間に合わない!」という焦りから、クロネコヤマトなどで履歴書などの書類配達する選択肢も考えられるかもしれません。

 

しかし、幾度なくお伝えしていますが、履歴書はとても大事な書類であり、信書です。

必ず郵便で送るようにしてください。速く届けたいのであれば、速達を利用するのです。

 

これは郵便で送った方がいいですよ、といったオススメするようなレベルではなく、絶対事項です。

実は、メール便や宅配便で履歴書を送ることは法律違反なのです。罰せられるようなケースはないと思いますが、かなりの常識外れな行動です。

かなり多くの就活生が犯すミスなので、気を付けましょう。

 

また「簡易書留にするべきですか?」という質問も稀にありますが、答えはNOです。

確実に届けるための簡易書留なのですが、企業的には「受け取り印を押すのが手間になる」ぐらいにしか思っていません。

 

届いたかどうかがどうしても気になる場合は、特定記録郵便を使うと良いでしょう。相手先企業に郵便受けに投函されたかどうかをネット上で確認することができます。

 

まとめ

これらの封筒のマナーは、あなたが丹精込めて書いた書類の効果を損なわないようにするための配慮です。

これらのルールは「守らなければいけないこと」ではなく、「守ったほうが良いこと」と考えてください。

 

これらを守ることは、あなたの作った書類を守ることになるので、全てはあなた自身のためなのです。

面倒臭いかもしれませんが、社会人になった後にも必要となってくる知識なので、今のうちしっかりマスターしてしまいましょう。

 

※一緒に履歴書の書き方も学びましょう。

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