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2018年5月3日

就活生必見!履歴書・エントリーシートの封筒の書き方とポイント

就活生必見!履歴書・エントリーシートの封筒の書き方とポイント

就職活動では封筒の書き方に関する知識を身につけなければいけません。エントリーシートや履歴書を企業に送る際や、内定承諾書の返送、課題の提出など、紙媒体の提出をする時は郵送をする必要があります。

正式書類を送ることになるので、手紙を書くようなフランクな感覚で送るとマナー違反になることもあるため、注意しなければなりません。内定後であれば、企業の方から間違いの訂正、修正を求められるかもしれませんが、内定前であれば、不合格の要因になる可能性もあるのです…。

就活マナーに沿った適切な封筒の書き方、送り方を学び、失敗しないようにしたいですね!「知っているかどうか」だけで就活力に差が出てきます。

この記事では、エントリーシートを送る時の「封筒」における様々な悩みに企業の目線でお答えいたします。

封筒の書き方のマナー

横書きか縦書きか

エントリーシートや履歴書の封筒には、郵便番号を上部に横書き、あとは右から順に住所、企業名、部署、名前を縦書きにしてください。

ペンは黒の油性のサインペン、またはボールペン

ペンは黒の油性のサインペン、またはボールペンを使いましょう。
水性ペンで書くと、雨にぬれた時に文字が消えてしまう可能性があります。
太すぎず細すぎないペンを選んでくださいね!

A4サイズで白色の封筒を選ぶ

履歴書のサイズはA4(開くとA3)、B5(開くとB4)の二種類ありますが、サイズの指定が無い場合は前者のA4版の履歴書を選びましょう。
それに合わせて、封筒は折らずにそのまま入れることができるA4サイズのものを使ってください。
また、就活では白色の封筒を使用するのが一般的ですが、指定がない場合は茶色にしても問題ありません。

表面

 

①住所

書類を送りたい企業の住所を書きます。県名から番地まで、省略しないようにしましょう。

②宛名

まず、企業名を書きます。企業名の後には「株式会社」という記載も忘れずに書いてくださいね。

担当者個人の名前を書く場合は、「〇〇部〇〇課 〇〇様」。

名前が分からない場合は、「〇〇部〇〇課 採用ご担当者 様」。

部署宛にする場合は、「様」ではなく「御中」となります。

③履歴書在中

「履歴書在中」と手書きで書く場合のみ、赤のボールペンをオススメします。縦書きで書き、必ず定規を使って文字を四角で囲んでください。

ただ、履歴書を沢山送ることが想定されるのであれば、履歴書在中のハンコを文房具屋で購入するのも良いと思います。

裏面

①住所

自分の住所も、省略せずに番地まで書きます。何かあった際は戻ってきます。

②氏名

大学名、学部名、学科名、そして自分の名前を書きます。誰が出したのかを相手側は把握することができます。

③日付

左上に郵送する日付を漢数字で記します。同封の書類と同じ日付を書くようにしましょう!

④「〆」

最後に、テープではなく、糊付けでしっかりと封をして、「〆」を書きます。

封筒の入れ方のルール

エントリーシート(ES)の折り方

エントリーシートは、折らなくても入る封筒に入れて送るのがベストです。

しかし、企業側から封筒が指定されていて、三つ折りでないと入らない場合は、綺麗に三つ折りにして送りましょう。

書類はクリアファイルに入れる

ESや履歴書は大事な書類なので、必ずクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。クリアファイルに入れておけば、郵送途中で折れ曲がったり雨に濡れてしまったりした場合にも保護してくれるのです。

また、書類を受け取った側も、クリアファイルにまとまっていると分別や管理が楽になります。

送付状(添え状)とは

送付状とは、この郵送物が誰から誰宛に送られたものなのか、細かい内容や要件などをまとめた手紙のようなものです。書類だけで郵送するのは失礼に値するので、必ず送付状は書きましょう

  1. 小さな挨拶
  2. 書類添付について触れる
  3. 今後の意気込みなどの自己PR
  4. 書類内容の記載

で締めるのが良いでしょう。サイズは封筒と同じA4サイズで、一枚だけで大丈夫です。

送付状はビジネス文書的扱いをされるものなので、手書きである必要はありませんし、文章も短く、簡潔なもので問題ありません。

切手

切手を貼るタイミングとしては、切手以外を完成させてから郵送直前に貼るのが良いでしょう。

切手の柄は、郵便局で市販されている一般的なものを利用してください。記念の切手や、アニメ柄などの個性的な切手は控えましょう。

封筒の送り方のルール

ポストよりも郵便窓口で

郵送の手続きに慣れていない方は、ポストへの投函ではなく郵便窓口にて郵送することを推奨します。ポストに投函してしまうと、もし切手の金額が間違っていた場合、金額不足で返送される恐れがあるのです。

返送されることによってスケジュールがズレてしまうと、せっかく制作した書類が無駄になったり、悪印象を与えてしまう可能性もあります。不安を感じるのであれば、郵便窓口に行きましょう。

メール便や宅配便で送ってもいいの?

「明日までに届かないと間に合わない!」という焦りから、クロネコヤマトなどで履歴書などの書類配達することも考えられるかもしれません。しかし、幾度なくお伝えしていますが、履歴書はとても大事な書類であり、信書です。必ず郵便で送るようにしてください

実は、メール便や宅配便で履歴書を送ることは法律違反なのです。罰せられるようなケースはないと思いますが、かなりの常識外れな行動です。かなり多くの就活生が犯すミスなので、気を付けましょう。速く届けたいのであれば、速達を利用するのです。

また、「簡易書留にするべきですか?」という質問も稀にありますが、答えはNOです。確実に届けるための簡易書留なのですが、企業的には「受け取り印を押すのが手間になる」ぐらいにしか思っていません。届いたかどうかがどうしても気になる場合は、特定記録郵便を使うと良いでしょう。相手先企業に郵便受けに投函されたかどうかをネット上で確認することができます。

まとめ

これらの封筒のマナーは、あなたが丹精込めて書いた書類の効果を損なわないようにするための配慮です。

これらを守ることは、あなたの作った書類を守ることになるので、全てはあなた自身のためなのです。

社会人になった後でも必要となってくる知識なので、今のうちからしっかりとマスターしておきたいですね!

 

※一緒に履歴書の書き方も学びましょう。

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