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2018年5月18日

シャチハタは使っていいの?履歴書や内定・入社書類の印鑑のマナー

シャチハタは使っていいの?履歴書や内定・入社書類の印鑑のマナー

就活も終わり、一息した頃にやってくる入社に関する書類関係。

お金や個人情報に関する重要な書類だからこそ、細かいところまでチェックが必要ですね!

実は提出する書類にもマナーがあります!

特に印鑑はルールが厳しく、間違った認識をしていると事務の方に迷惑をかけるどころか、受理されるまで時間を要してしまったり、とても面倒なことに!

学生だけでなく、社会人になってからも必要な印鑑のルールとマナーを解説致します!

 

提出前に要チェック!印鑑のマナー

シャチハタは基本NG。認印に朱肉をつけて押印すること。

結論からいうと、シャチハタ=公的書類はNGと思ってください。

公的書類とは契約に必要な書類だったり、役所などの公的機関に提出する書類のことです。

のちほど詳しく説明しますが、浸透印(シャチハタ)のインクは顔料インキを使用しているものがほとんどで、材質がゴムで出来ており押し方や経年劣化で印影が変わってしまい、長期間保存するような書類には適しておりません。

そのため、重要書類はシャチハタでの押印は基本的には不可とされています。

また、インクも速乾性の顔料インキなども売られていますが、変色の可能性があるので朱肉を使用しましょう。

(朱肉は乾くまで時間がかかるので、ティッシュで軽く抑えたり、乾いてから封筒にしまうようにしましょう。)

ハンコケースにインクがついているタイプのものがありますが、実は朱肉ではなく顔料インキが浸透されていることもあるので気を付けてください。

事務の人が「シャチハタでも良いよー」と云ってくれる場合もありますが、意外とグレーな場合もあるので、履歴書や内定書類などの重要な書類は認印で押印するのがマナーでしょう。

 

陰影は濃くはっきりと!印鑑マットを使用して綺麗な印影を残す!

折角綺麗に書類が記入できたとしても、印鑑が綺麗に押せないとショックですよね。

文字が擦れてしまったり、押圧が足りなくて印影が欠けてしまい、向きを合わせて上から押し直そうとした経験ありませんか?笑

下敷きや雑誌の上で押印する人もいますが、失敗すれば裏写りで雑誌に朱肉がついてしまうことも。

そこで便利なのが100円均一などでも売っている「印鑑マット」です。

これがまぁ本当に便利で、押圧が弱くてもはっきり印影を残せますし、場所もとらないしサイズも沢山あるのですごく使えます。

社会人になると意外と印鑑を押すことって増えてくるんですよ。

1枚あるだけで相当便利なので、かなりオススメです。

 

書き間違えてしまった!修正テープや修正液は使わず訂正印を!

履歴書を書き間違えてしまった!!面倒くさいので修正液を使った…という経験ありませんか?

修正液を使って書き間違えたところ修正するのは、マナー違反です!

マナーどころか、場合によっては受け取ってくれない可能性もあります。

なぜ修正液を使用してはダメかというと、修正前の文字を消す行為は文書を改ざんしているのと同じ行為だからです。

もとの文章が残らないことで第三者が手軽に改ざんできてしまい、しかも証拠が残らないのなら、書面で契約をする意味がありません。

書類を書き間違えてしまった場合は、二重線で消して線の右上か中央に訂正印を押しましょう。

訂正印とは、『私が訂正しましたよ』という証明になる押印なので認印でもシャチハタでも可能です。

ただ、訂正印はあくまで間違えを証明する印鑑で、書類の見た目を悪くしてしまうので、サイズは8mm程の小さいサイズを使用するようにしましょう。

また、訂正印は「どうしても書き直しができない場合」の最終手段なので、履歴書や書き直しのできる文書を書き間違えてしまった場合は、面倒ですが一から書き直しましょう。

 

【おまけ】これであなたも印鑑マスター!印鑑の種類と使い方

浸透印(シャチハタ)

浸透印とは、本体にインクが含まれており、朱肉やスタンプ台がなくとも押すことのできる印鑑のことです。

『シャチハタ』といえば理解できる人も多いかもしれませんが、実はシャチハタはシャチハタ株式会社という印鑑を制作している会社の名前で、浸透印の正式名称ではありません。

シャチハタ株式会社は浸透印だけでなく、認印やゴム印鑑なども作成していますが、インク浸透型の印鑑=シャチハタ社製というのがメジャーになり、いつしか浸透印=シャチハタという呼び名が共通認識として広がりました。(豆知識)

そんな浸透印ですが、実はサイズ・書体・インクの色など様々な種類があります。一番メジャーなのは【サイズ:10~11mm】+【書体:楷書】+【インク:朱色】の組み合わせです。

シャチハタは手軽に押印できる便利な印鑑ですが、インクは朱肉ではなく顔料インキを使用しているため、年数が経過すると色が変色します。

 

実印・認印

角や牙、天然木や合成素材(アクリル)等に彫刻が施されている印鑑です。

とくに実印は家や車などを購入する際の契約ごとには欠かせない非常に重要な印鑑です。

市役所や区役所で届出をすることで手持ちの印鑑が実印として扱うことが可能になります。

認印との大きな違いは、この届出がされているかいないか。

認印は公的拘束力は低く、例えば100円均一で売っているいるような印鑑も認印として使用することが出来ます。

このようにオーダーでなく、市販で手軽に手に入る印鑑のことを“三文判”と呼び、三文判も実印として届出を出せば効力を発揮しますが、機械的に生産されている印鑑ゆえにオススメしません。

また、会社に提出するような書類は認印で問題ありません。

 

ゴム印

印面の材質がゴムでできている印鑑です。

はがきや書類の仕分けに使用されることが多く、会社名や住所などの文字数の多い印鑑をつくる際にも用いられます。

安い価格帯で文字数の多い印鑑がつくれるというメリットがある反面、ゴムの性質上、劣化がしやすく文字潰れしやすいので長持ちはしません。

印面が変形してしまうため、ゴム印は印鑑登録ができません。

 

まとめ

 

印鑑の注意すべき3つのポイント

・シャチハタは使わず、認印+朱肉で押印をすること

・印鑑マットを使用して、綺麗な印影を残すこと

・書き損じはイチから書き直すか、書き直し不可なら二重線と訂正印

「たかだか印鑑」と思うかもしれませんが、実際に日本ではこの印鑑ひとつでほとんどの契約が成り立つくらい重要なものです。

今一度、提出前にしっかりと自分の印影を確認して、綺麗なものを提出するよう心がけましょう。